Kommunikér som frivillig
Din guide til mail, nyhedsbrev, sociale medier og presse
Som frivillig i Diabetesforeningen kommunikerer du på vegne af hele foreningen. Her finder du alt, du skal bruge – hvad enten du vil sende et nyhedsbrev, skrive til den lokale avis eller poste på Facebook.
Hvilken kanal – og hvornår?
Ikke alle kanaler passer til alle budskaber. Brug oversigten som tommelfingerregel
| Kanal | 1. Den officielle mail | 2. Nyhedsbrev | 3. Facebook og sociale medier | 4. Pressemeddelelse | 5. Læserbrev |
| Brug den til at | Få direkte kontakt til enkeltpersoner, kommunen, samarbejdspartnere eller pressen | Nå alle lokale medlemmer på én gang | Markedsføre arrangementer og skabe synlighed lokalt | Få en nyhed i lokalmedierne | Blande dig i en lokal debat eller kommentere en politisk sag |
1. Den officielle mail
Alle lokalforeninger, børnefamilie- og ungegrupper har en officiel mailadresse. Den ser typisk ud som fx koebenhavn@diabetes.dk.
Brug altid den officielle mail, når du skriver på vegne af Diabetesforeningen. Det gælder, hvad enten du skriver til et medlem, kommunen, en samarbejdspartner eller en journalist.
Husk at tjekke mailen mindst én gang om ugen.
Fordele ved den officielle mail
- Den er let at huske for både dig og modtageren
- Den viser tydeligt, at Diabetesforeningen er afsender
- Du kan bruge den på plakater og i annoncer
- Omverdenen har en direkte kanal til jeres bestyrelse
GDPR og mailadresser – det skal du vide
De fleste medlemmer har oplyst deres mailadresse til Diabetesforeningen. Det betyder, at du som lokal frivillig har lov til at kontakte dem via nyhedsbrevet. Medlemmer, der har frabedt sig mails, sorteres automatisk fra.
Vigtig information om medlemslister
Medlemslisterne har følgende registreret om hvert medlem:
- Medlemsnummer
- Navn og adresse
- E-mailadresse (hvis oplyst)
- Telefonnummer (hvis oplyst)
Godt at vide
Diabetesforeningens e-mails er ikke spam
Diabetesforeningen er en ‘forening med almennyttigt formål’ efter markedsføringsloven.
Vores mails betragtes derfor ikke som spam i juridisk forstand.
Nye medlemmer tilmeldes automatisk det lokale nyhedsbrev ved indmeldelse.
Medlemmer kan til enhver tid afmelde sig via linket i mailen.
Sådan henter du en medlemsliste
Lokalforeningen og den lokale gruppeformand kan hente lister i medlemsportalen. Efter generalforsamlingen skal alle nye bestyrelsesmedlemmer underskrive en fortrolighedserklæring og sende den til sekretariatet.
Vi passer på data
- Brug altid nyhedsbrevsystemet til masseudsendelser – aldrig medlemslisten direkte
- Medlemsdata må ikke udleveres til tredjepart
- Tavshedspligt gælder: del kun oplysninger internt med valgte bestyrelsesmedlemmer
- Slet listen straks efter brug – hent en frisk liste næste gang
3. Sociale medier
Med sociale medier kan du nå ud til nuværende og kommende medlemmer og markedsføre jeres arrangementer lokalt.
Du kan bruge Facebook til at:
- Gøre jeres stemme tydelig i den lokale debat
- Reklamere for jeres arrangementer
- Kommunikere med frivillige og medlemmer
- Dele billeder fra tidligere arrangementer
- Oprette begivenheder
4. Pressemeddelelse til lokale medier
En pressemeddelelse giver dig mulighed for at komme gratis i den lokale avis. Men det kræver, at historien er god nok til, at journalisten vælger den.
Hvad er en pressemeddelelse?
En pressemeddelelse adskiller sig fra en annonce på fire punkter:
- Journalisten vælger, hvad der kommer med – og kan plukke i teksten
- Du betaler ikke for at få den indrykket
- Indholdet skal være en nyhed
- Avisen beslutter selv, om historien er relevant
Vejen til at få din pressemeddelelse i avisen
-
Find frem til ugeaviser, lokalaviser og de lokale sider i din regionale avis.
For hvert medie undersøger du:
Hvornår er deadline? Hvem er den relevante journalist? Skaf gerne et par eksemplarer, så du kender deres stil. -
En god pressemeddelelse svarer på fem spørgsmål: Hvad? Hvem? Hvorfor? Hvor? Hvornår? Byg teksten som en omvendt trekant – det vigtigste kommer først, så journalisten kan skære fra bunden, hvis teksten er for lang.
- Skriv kort – maks. ¾ side
- Brug korte sætninger
- Skriv i et sprog, alle kan forstå
- Én information pr. sætning
- Forklar fagudtryk
Brug den lokale vinkel. Antallet af personer med diabetes i kommunen, lokale aktiviteter og lokale historier giver størst chance for at komme i avisen.
-
Journalister får bunker af mails. Ring i stedet. Forbered et kort oplæg baseret på din overskrift og indledning. Aftal at sende pressemeddelelsen straks efter og ring op dagen efter for at følge op.
Kontakt journalisten mindst én uge før deadline. Kender du nogen, der kender journalisten? Brug den relation – personlige kontakter åbner døre.
Er journalisten interesseret i en case, hjælper du med at finde en person med diabetes, der vil fortælle sin historie.
-
- De skal være i høj opløsning (original fra telefon eller kamera er som regel nok)
- Du skal have rettigheder til billedet
- De afbildede skal have givet tilladelse
5. Læserbreve til lokale medier
Et læserbrev er kortere og lettere at få i avisen end en pressemeddelelse. Til gengæld er det ikke en nyhed – det er din stemme i en debat.
Hvad har du på hjerte?
Du skal have noget på hjerte, som både du og Diabetesforeningen gerne vil lægge navn til. Et læserbrev blander sig ofte i en politisk debat. Underbyg dine synspunkter med fakta, og hold en saglig tone – gå efter sagen, ikke personen.
Et læserbrev skal være kort – maks. ½ A4-side – og skrevet i et enkelt sprog.
Godt at vide
Forskellen på pressemeddelelse og læserbrev
En pressemeddelelse bringer en nyhed, og avisen bestemmer om den trykkes.
Et læserbrev udtrykker et synspunkt – ros, ris eller kommentarer til en sag.Du er afsender, og det er stadig avisen der beslutter, om det kommer med.
Sådan skriver du et læserbrev
-
Læs et par eksemplarer af avisen, så du kan se, hvordan andre har skrevet læserbreve.
-
Den skal fange og gøre læseren nysgerrig efter at læse videre.
-
Her opsummerer du præcist:
- Hvad er dit hovedbudskab?
- Hvorfor vil du sige det?
- Vil du have læseren til at gøre noget?
-
Her kommer dine synspunkter og argumenter. Giv hvert budskab sit eget afsnit – gerne med en kort underoverskrift. Underbyg med fakta.
-
Rund af med din konklusion – fx en opfordring til læseren eller en tydelig holdning.
-
Inden du sender, undersøger du: Hvornår er deadline? Skal det sendes til en bestemt journalist eller redaktør for læserbreve?
