Generalforsamling – Komplet guide til din lokalforening

Her finder du alt, du skal bruge til at holde generalforsamling. Guiden gælder for lokalforeninger, børnefamiliegrupper og ungegrupper i Diabetesforeningen.

Gå direkte til…

Hvornår skal generalforsamlingen holdes?

GeneralforsamlingÅrsregnskabReferat
Afholdes senest udgangen af uge 6Indsendes til sekretariatet senest 15. februarSendes til sekretariatet senest 14 dage efter generalforsamlingen 


Sådan gør du klar til generalforsamling

Jo tidligere du starter, jo roligere forløber det. Her er hvad du skal have styr på:

Internt

1. Beslut dato, tid og sted 

2. Book eventuel foredragsholder

3. Hent kvartalslisten over stemmeberettigede medlemmer for januar – og husk at tage den med til mødet 

4. Aftal forplejning 

5. Tjek lokalet i god tid: Er der brug for lydforstærkning, tavle eller whiteboard? 

6. Formanden skriver bestyrelsens beretning til uddeling og/eller oplæsning 

7. Regnskabet færdiggøres og godkendes af den kritiske revisor

8. Indkaldelse – hvad skal med, og hvornår 

9. Generalforsamlingen skal varsles senest 14 dage før.

Eksternt

1. Send invitation til alle medlemmer i jeres kommune med: 
a. Dato, tid og sted 
b. Dagsorden 
c. Frist for indsendelse af forslag (skriftligt, senest 8 dage før generalforsamlingen) 
d. Kopi af regnskab, status for indeværende år og budget
 
2. Bed medlemmerne om at tage deres medlemskort med, så de kan identificere sig.

3. Husk også at annoncere generalforsamlingen i aktivitetskalenderen på diabetes.dk.
Gå til arrangementskalenderen

Dirigenten – find en person på forhånd

Det er en god idé at have fået tilsagn fra en dirigent, inden generalforsamlingen. Det sparer tid og usikkerhed på selve aftenen.

Dirigentens opgaver:
Konstatere om generalforsamlingen er lovligt indkaldt.

Styre debatten og afgøre eventuelle tvister.

Læse indkomne forslag op og notere ændringsforslag undervejs.

Gennemlæse og underskrive referatet efter generalforsamlingen.

Under generalforsamlingen

Dagsordenen – de 9 faste punkter 

Generalforsamlingen skal som minimum indeholde disse ni punkter: 

  1. Valg af dirigent 
  2. Bestyrelsens beretning om foreningens virke i det forgangne år 
  3. Godkendelse af regnskab 
  4. Behandling af indkomne forslag – modtaget skriftligt senest 8 dage før generalforsamlingen 
  5. Fremlæggelse af planlagte nationale og regionale aktiviteter samt foreløbig plan for lokale aktiviteter inkl. budget 
  6. Valg af bestyrelse 
  7. Valg af to bestyrelsessuppleanter (1. og 2. suppleant) 
  8. Valg af en kritisk revisor 
  9. Eventuelt

Tip!
Et foredrag trækker folk til

Oplever I, at der ikke kommer så mange til generalforsamlingen? Et interessant foredrag kan gøre en forskel.

Find en foredragsholder

  • Formanden byder velkommen og dirigenten vælges. 

  • Formanden aflægger beretning om foreningens virke siden sidst. Det kan være aktiviteter, aftaler, resultater og ting, der ligger bestyrelsen på sinde. 

  • Kassereren fremlægger det afsluttede regnskab. Deltagerne kan stille spørgsmål, og generalforsamlingen godkender regnskabet. 

    Regnskabet sendes til sekretariatet senest 15. februar. 

  • Dirigenten tjekker, om forslagene er modtaget rettidigt. De læses op, og forslagsstillerne kommenterer dem. 

    Vær opmærksom på

    • Forslag til vedtægtsændringer kræver 2/3 af de fremmødte og stemmeberettigede 
    • Andre forslag godkendes med simpelt flertal 
    • Under Eventuelt kan man tale – men ikke vedtage noget 

  • Bestyrelsen fremlægger foreløbig aktivitetsplan for det kommende år, herunder: 

    • Diabetesforeningens overordnede aktiviteter, som er vedtaget af Diabetesforeningens Hovedbestyrelse 
    • Foreløbig aktivitetsplan for det næste års lokale aktiviteter – inkl. budget 

  • Generalforsamlingen skal vælge mindst tre bestyrelsesmedlemmer. De vælges for to år ad gangen. 

    To suppleanter vælges for ét år. Er der flere kandidater end poster, stemmes der skriftligt. 

    Kandidater kan godt stille op, selvom de ikke er til stede. Det kræver blot en skriftlig tilkendegivelse, som dirigenten præsenterer for generalforsamlingen. 

  • Den kritiske revisor kontrollerer, at bilagene passer med regnskabet. Man behøver ikke at være uddannet revisor – men man må ikke sidde i bestyrelsen.

    Er der to eller flere kandidater, stemmes der skriftligt. 

  • Her kan generalforsamlingen drøfte emner, der ikke er en del af den officielle dagsorden. Man kan tale – men generalforsamlingen kan ikke vedtage noget under dette punkt. 

Efter generalforsamlingen

Når mødet er slut, er der stadig et par vigtige ting: 

Det skriftlige

Dirigenten gennemlæser og underskriver referatet.

Referatet sendes til sekretariatet hurtigst muligt efter generalforsamlingen og senest 8. marts.

Regnskabet sendes til sekretariatet senest 15. februar. 

Husk!

Husk at sende bestyrelsesoplysninger til Diabetesforeningen. 
Send bestyrelsesoplysninger

Nye vedtægter er trådt i kraft

Diabetesforeningen har revideret vedtægterne. De to vigtigste ændringer er fristerne: generalforsamlingen skal nu holdes senest udgangen af uge 6 (§ 4), og årsregnskabet skal indsendes senest 15. februar (§ 13).

De reviderede vedtægter gælder fra nu af for alle lokalforeninger, børnefamiliegrupper og ungegrupper.

Har I lavet lokale ændringer i vedtægterne tidligere?

Mange foreninger har over tid tilføjet lokale tilpasninger til vedtægterne. Dem må I ikke miste.

Gå de opdaterede standardvedtægter igennem og skriv jeres lokale ændringer ind i den nye version. Det er den reviderede version, der er gældende – ikke jeres gamle lokale udgave alene.

Send den opdaterede version til frivillig@diabetes.dk, når I er klar. Det hjælper sekretariatet med at kende jeres udgangspunkt og gør det lettere at støtte jer, hvis der opstår spørgsmål. 

Du finder de opdaterede standardvedtægter i downloadsektionen længere nede på siden.

Download – skabeloner og dokumenter til generalforsamlingen

Medlemmer af Diabetesforeningen står sammen med hjerter i hænderne

Brug for hjælp?

Har du spørgsmål til generalforsamlingen? Kontakt os på frivillig@diabetes.dk  eller ring til os på 30 65 49 12

Kontakt os

Ofte stillede spørgsmål

  • Senest ved udgangen af uge 6 hvert kalenderår. Har I flere grupper i regionen, skal I koordinere datoerne, så I ikke holder generalforsamling på samme dag. 

  • Nej. Man skal selv være til stede for at stemme. 

  • Ja. Man kan melde sig ind på selve generalforsamlingen, betale kontingent og derefter både stemme og stille op til valg. 

  • Ja. Det kræver en skriftlig tilkendegivelse, som dirigenten præsenterer for generalforsamlingen.

  • Kontakt Diabetesforeningen på frivillig@diabetes.dk – vi hjælper jer med at finde en løsning.