Frivillig i en bestyrelse
Bestyrelsen er den øverste lokale ledelse. Den vælges på generalforsamlingen og refererer til Diabetesforeningens Hovedbestyrelse. Find dokumenter, vejledninger og information om hvordan man er en del af en bestyrelse
Din bestyrelse skal sikre, at alt arbejde i gruppen lever op til foreningens vedtægter, retningslinjer og den gældende strategi.
Fokus skal være på:
- Øget synlighed og kendskab til Diabetesforeningen
- Hvervning af nye medlemmer
- Politisk indflydelse lokalt og regionalt
- Deltagelse i foreningens kampagner
Tre typer lokale bestyrelser
Diabetesforeningen har tre typer lokale enheder med hver sin bestyrelse:
- Lokalforeningen – den lokale forankring i kommunen. Organiserer aktiviteter og netværk, der er åbne for alle.
- Børnefamiliegruppen – én pr. region. Arrangerer aktiviteter for familier med børn, der har diabetes.
- Ungegruppen – én pr. region. Arrangerer aktiviteter for unge mellem 18 og 30 år med diabetes.
Alle tre har selvstændigt budget og ansvar. Alle tre vælger en bestyrelse.
Godt at vide:
Indflydelse på nationalt niveau
Alle lokalforeninger kan deltage i Diabetesforeningens årlige Repræsentantskabs- eller Delegeretmøde med 1–3 stemmeberettigede repræsentanter afhængig af kommunens indbyggertal.
Børnefamiliegrupper og ungegrupper deltager med én repræsentant pr. region.
Alle tre kan desuden deltage i et regionsmøde hvert forår.
Jeres opgaver i bestyrelsen
-
En lokalforening arbejder for at gøre en forskel for alle, der lever med diabetes i kommunen.
Jeres faste opgaver:- Deltage i foreningens kampagner, som sekretariatet koordinerer
- Hverve nye frivillige og medlemmer løbende
- Informere, vejlede og rådgive om hverdagen med diabetes – baseret på egne erfaringer og foreningens materialer
- Repræsentere Diabetesforeningens politik og strategi i lokale råd og udvalg
- Samarbejde med regionsudvalget og sekretariatet om lokale høringssvar
Lokalforeningen kan selv udvikle aktiviteter og netværkstilbud. De er som udgangspunkt åbne for alle – ikke kun medlemmer.
-
Børnefamiliegruppen skaber netværk og aktiviteter for familier med børn, der har diabetes – primært under 18 år.
Jeres faste opgaver:
- Deltage i foreningens årlige repræsentantskabs- eller delegeretmøde med én stemmeberettiget repræsentant
- Arbejde for øget synlighed, hvervning og politisk indflydelse
- Deltage i foreningens kampagner
- Fremme samarbejde med regionsudvalget og lokalforeningerne
- Rådgive og vejlede forældre og familier
Aktiviteterne kan handle om oplysning om diabetes, erfaringsudveksling, sociale aktiviteter eller kost, fysisk aktivitet og regulering af barnets diabetes.
-
Ungegruppen er til for unge med diabetes – typisk 18 til 30 år. Her sætter I aktiviteter i gang, der bringer unge med diabetes sammen.
Jeres faste opgaver:
- Deltage i foreningens årlige repræsentantskabs- eller delegeretmøde med én repræsentant
- Arbejde for øget synlighed, hvervning og politisk indflydelse
- Deltage i foreningens kampagner
- Fremme samarbejde med regionsudvalget og lokalforeningerne
- Rådgive og vejlede unge med diabetes
Hvem sidder i bestyrelsen?
-
Formanden leder bestyrelsens arbejde. Det er formandens opgave at:
- Udsende dagsorden og bilag inden møderne
- Sikre, at alle kommer til orde
- Sikre, at alle ved, hvilke beslutninger der er truffet
Formanden har – sammen med resten af bestyrelsen – pligt til at bidrage til et godt samarbejdsklima.
-
Kassereren har ansvaret for økonomien og:
- Overvåger økonomien løbende
- Giver status på hvert bestyrelsesmøde
- Udarbejder årsregnskabet
Regnskabet skal godkendes af generalforsamlingen og sendes til sekretariatet senest 8. marts hvert år.
Kassereren må ikke være fra samme husstand som formanden. -
Ikke alle bestyrelser vælger en næstformand. Hvis I gør det, kan næstformanden træde til, når formanden er forhindret – enten midlertidigt eller varigt.
Har I ikke valgt en næstformand, vælger bestyrelsen et af sine øvrige medlemmer til at træde i stedet, hvis behovet opstår.
-
Vælger I en sekretær, er det typisk sekretærens opgave at tage referat af møderne.
-
Den kritiske revisor vælges på generalforsamlingen – ikke af bestyrelsen. Revisoren kontrollerer, at bilagene stemmer overens med regnskabet.
Personligt ansvar
Som bestyrelsesmedlem påtager du dig et personligt ansvar. Det betyder, at du:
- Handler i overensstemmelse med aftalte retningslinjer og sund fornuft
- Selv indhenter oplysninger om relevante forhold
- Er med til at sikre, at gruppen lever op til foreningens formål og vedtægter
De almindelige regler om fuldmagt, ansvar og erstatningspligt gælder for hele bestyrelsen.
Inhabilitet
Du må ikke deltage i behandlingen af spørgsmål, der har væsentlig personlig eller økonomisk interesse for dig selv – eller for en person med nær tilknytning til dig. Opstår situationen, træder du ud af diskussionen, og det noteres i referatet.
Fortrolighed og GDPR
Du må ikke uberettiget give private oplysninger om andre videre. Det gælder også oplysninger, du får adgang til som frivillig bestyrelsesmedlem.
I praksis betyder det:
- Opbevar personfølsomme oplysninger forsvarligt og i tråd med GDPR
- Del ikke fortrolige oplysninger om økonomi, strategi eller enkeltpersoner
- Fortrolighedspligten gælder, også efter du er trådt ud af bestyrelsen
Samarbejde og forretningsorden
Et godt bestyrelsessamarbejde kræver klare spilleregler. En forretningsorden er jeres skriftlige aftale om, hvordan I arbejder sammen.
En forretningsorden bør beskrive:
- Regler og frister for indkaldelse til møder
- Krav til dagsorden og referat
- Opgavefordeling i bestyrelsen
- Rammer for samarbejdet
- Budget, regnskab og opfølgning på økonomi
Download Diabetesforeningens tjekliste til samarbejde og brug den som udgangspunkt, når I sætter jeres forretningsorden op.
Økonomi – rådighedsbeløb og regnskab
Jeres gruppe får hvert år et rådighedsbeløb fra sekretariatet til det lokale arbejde.
Beløbet kan I frit supplere – fx via lokale sponsoraftaler.
Bestyrelsen er selv ansvarlig for at udarbejde et årligt budget. Kassereren udarbejder årsregnskabet efter de regler, der gælder for lokalforeninger – og dermed også for børnefamiliegrupper og ungegrupper. Læs mere om økonomi og regnskab for kasserere.
Husk!
Regnskabsfrist
Årsregnskabet skal godkendes af generalforsamlingen og sendes til sekretariatet senest 8. marts hvert kalenderår.
Dine redskaber
-
Alle bestyrelser i Diabetesforeningen – om du er i en ungegruppe eller en lokalforening, skal holde en generalforsamling. Har du styr på jeres næste generalforsamling? Læs mere om deadlines, skabeloner, m.m. til jeres næste generalforsamling.
-
Jo flere vi er, jo stærkere er vi!
-
-
Planlæg jeres gruppes aktiviteter i løbet af året med et årshjul. Vi har en skabelon, I kan bruge, som du kan hente her.
-
Referater og overblik over bestyrelsens ansvar ved foreningens faste møder
-
Hvis du er ny i bestyrelsen, kan du tage kurset for nye bestyrelsesmedlemmer gratis i vores online kurser.
-
-
Ofte stillede spørgsmål
-
Du har ansvar for at handle i tråd med foreningens vedtægter og sund fornuft. Du er selv ansvarlig for at indhente de oplysninger, du har brug for. Reglerne om fuldmagt og erstatningspligt gælder.
-
Den bør beskrive frister for mødeindkaldelse, krav til dagsorden og referat, opgavefordeling, rammer for samarbejdet og regler for budget og regnskab. Download tjeklisten for at komme godt i gang. [INTERNT LINK]
-
Det er ikke tilladt. Formand og kasserer skal komme fra forskellige husstande – det er et krav i foreningens vedtægter.
-
Når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.