Kasserer – dine opgaver og værktøjer

Som kasserer holder du styr på økonomien i din lokalforening, ungegruppe eller børnefamiliegruppe. Her får du overblik over dine faste opgaver, regnskabsskabelonen, vejledning til bankadgang og MobilePay – og hvad du gør, når I søger kommunale tilskud.

Dine faste opgaver som kasserer

For at blive kasserer skal du være medlem af bestyrelsen.

Løbende gennem året skal du:

  • Samle alle bilag for indtægter og udgifter
  • Sørge for at bilagene er godkendt af formanden og et andet bestyrelsesmedlem
  • Bogføre løbende i Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel (kræver Excel)
  • Fremlægge regnskabet på bestyrelsesmøderne

Ved årets afslutning skal du:

  • Færdiggøre regnskabet og send Excel-filen til bogholderiet
  • Sekretariatets bogholderi foretager en regnskabsteknisk gennemgang og sender det retur med signering
  • Gennemgå det godkendte årsregnskab med jeres kritiske revisor
  • Fremlægge årsregnskabet på generalforsamlingen

Regnskabsmodel og regler

Du skal bruge Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel til al bogføring. Den sendes til kassereren forud for hvert regnskabsår – eller du kan hente den her:

Find skabelonen til den elektroniske regnskabsmodel (Excel)

Læs mere og hent regnskabsreglerne

I regnskabsreglerne kan du læse om udgifter og indtægter, bogføring, årsregnskab og revision.

Læs om godkendelse af regnskab og kritisk revisor

Godkendelse af regnskab
Kritisk revisor

Rådighedsbeløb – hvornår og hvor meget

Alle lokalforeninger får et årligt rådighedsbeløb. Det udbetales automatisk i fire rater til foreningens bankkonto:

1. rate
Medio januar

–>

2. rate
Primo april

–>

3. rate
Primo juli

–>

4. rate
Primo oktober

Udbetaling forudsætter, at generalforsamlingen er afholdt, og at regnskabet er godkendt.

Læs mere om godkende af regnskabet

Betaling og bankadgang

Danske Bank District

Når du er nyvalgt kasserer, opretter Diabetesforeningens bogholderi en fuldmagt til jeres konto i Danske Bank. Er der behov for det, kan bogholderiet også udstede et MasterCard til dig.

Alle lokalforeninger anbefales at bruge District i Danske Bank. Her kan du se kontoen, oprette betalinger og foretage kontooverførsler. Du får dit bruger-id og din nøgleviser fra sekretariatet.

Sådan logger du på for første gang

Du har modtaget dit bruger-id og din nøgleviser fra sekretariatet.

Sådan kommer du i gang:

Gå ind på Danske Banks hjemmeside og find District-login.

Følg vejledningen på siden for at logge på for første gang.

Nu er du klar. I District kan du se jeres konto, oprette betalinger og foretage overførsler.

Sådan betaler du en regning

Log på District via Danske Banks hjemmeside.

Følg vejledningen til betaling af regninger.

Godkend betalingen med den samme kode, som du bruger til at logge på.

Sådan overfører du penge

Log på District via Danske Banks hjemmeside.

Følg vejledningen til kontooverførsler.

Godkend overførslen med den samme kode, som du bruger til at logge på.

MobilePay til arrangementer

Har I brug for at modtage betaling ved arrangementer, kan I oprette en MobilePay-aftale via ordningen Myshop. Sekretariatet opretter aftalen og kobler den til jeres bankkonto. I modtager vejledning til opsætning på smartphone eller tablet. Sekretariatet sender også MobilePay-klistermærker til brug på stande.

Kontakt sekretariatets bogholderi for at komme i gang

Christina Christensen

Region Syddanmark
Christina Christensen
Tlf. 63 12 90 36
Mail: chc@diabetes.dk

Jørn Kristian Jacobsen

Region Hovedstaden og Sjælland
Jørn Kristian Jacobsen
Tlf. 63 12 90 83
Mail: jkj@diabetes.dk

Tina Haugstrup Nawrocki

Region Nordjylland og Midtjylland
Tina H. Nawrocki
Tlf. 63 12 90 48
Mail: thn@diabetes.dk

Sponsorstøtte – sådan supplerer I rådighedsbeløbet

Rådighedsbeløbet dækker ikke altid alt. Der er tre typer sponsorstøtte I kan søge:

  1. Lokale fonde og foreninger: fx Lions Club og Rotary har velgørende arbejde som formål
  2. Virksomheder: banker, supermarkeder, apoteker og sundhedsorienterede virksomheder støtter ofte lokale aktiviteter
  3. Det offentlige: kommuner støtter forebyggende arrangementer – se også paragraf 18-midler i faktaboksen nedenfor

Fem råd, når I søger sponsorstøtte

  1. Find den rette sponsor.
    Undersøg hvilke målgrupper de støtter – og hvilke de ikke gør
  2. Vær realistisk.
    Støtten kan også være hjælp til trykning, lokaler eller varer – ikke kun penge
  3. Beskriv projektet klart.
    Hvad sker der, hvornår, hvem deltager, hvad er budgettet
  4. Søg omtale i lokalpressen.
    Det gavner både Diabetesforeningen og sponsorerne
  5. Tak altid sponsorerne
    -ved arrangementet eller i programmet

Paragraf 18-midler og andre kommunale tilskud – fold ud og læs hvis det er relevant for dig

Hvad er paragraf 18-midler?

Hver kommune afstøtter en pulje til frivilligt socialt arbejde. Puljernes størrelse varierer fra kommune til kommune. Find vejledning og ansøgningsfrist på din kommunes hjemmeside.

Sådan søger du

På kommunens hjemmeside finder du ansøgningsskema, målgrupper og tildelingskriterier. Vedlæg lokalforeningens vedtægter (hvis kommunen kræver det), referat fra seneste generalforsamling og navneliste på bestyrelsen.

Når I har modtaget en bevilling, skal I efterfølgende sende regnskab og redegørelse for anvendelsen til kommunen. Det skal også fremgå af jeres bogføring og årsregnskab.

CVR-nummer og NemKonto

Skriv Diabetesforeningens CVR-nr. 35 23 15 28 på ansøgningen. Bevilgede midler indsættes på Diabetesforeningens NemKonto 3 574 428 904, hvorfra de flyttes til jeres lokale konto.

Så snart du modtager bevillingsskrivelsen fra kommunen, sender du en kopi til bogholderiet:
Diabetesforeningen – Stationsparken 24, st.tv. – 2600 Glostrup – Att.: Bogholderiet

Paragraf 18-midler for motivationsgrupper

En motivationsgruppeinstruktør kan i samarbejde med lokalforeningen søge paragraf 18-midler til drift, rekvisitter og adgangskort til motionsaktiviteter. Instruktøren kan ikke søge selv – tilskud gives kun til foreninger.

Lokalforeningen er den formelle ansøger, men instruktøren kan optræde som kontaktperson.

Når midlerne er bevilget, er det lokalforeningens ansvar at de bruges som kommunen har godkendt. I skal have fyldestgørende bilag for alle udgifter.

Hvis kommunen beder om originalfakturaer

Tag en kopi af fakturaen og skriv et notat på kopien om, at kommunen har ønsket originalen. Kopi med notat fungerer som bilag i jeres regnskab.

Sæt paragraf 18-midler rigtigt ind i regnskabet

Regnskabsmodellens Excel-ark har en særlig konto til paragraf 18-midler. Husk at bruge den – ikke den generelle indtægtskonto.

Det er mest praktisk, at udgifter og indtægter ligger i samme regnskabsår. Har du overskydende midler ved årsskiftet, kan de flyttes til en særlig konto – men husk at bede om tilladelse fra bevillingsgiver.

Søger du midler til en motivationsgruppe, skal bevillingen mærkes ‘motivationsgrupper’ i bogføringen.

Stor gruppe mennesker står med papirshjerter i hånden

Har du spørgsmål?

Har du spørgsmål til regnskab, bogføring eller økonomi, så kontakt Diabetesforeningens bogholderi på mail bogholderiet@diabetes.dk

Kontakt os

Ofte stillede spørgsmål

  • Fire gange om året: medio januar, primo april, primo juli og primo oktober. Beløbet overføres automatisk til foreningens bankkonto.

  • Bogholderiet opretter en fuldmagt til jeres bankkonto i Danske Bank. Du modtager bruger-id og nøgleviser til Danske Bank District fra sekretariatet. Hent den aktuelle regnskabsskabelon og gør dig bekendt med regnskabsreglerne.

  • Tag en kopi og skriv et notat på kopien om, at kommunen har bedt om originalen. Kopien med notatet fungerer som bilag i jeres regnskab.

  • Ja, så længe I har oprettet en Myshop-aftale via sekretariatet. Kontakt den relevante kontaktperson for din region.